Periodo académico
Ejemplo: 2026-II
Es el semestre en curso de toda la facultad. Solo puede haber uno activo a la vez.
- Marca el “hoy” del sistema
- Agrupa horarios y asistencias
- Se activa con un sello verde
Manual visual · Orden de alta
Antes de programar clases,
entiende el calendario
DocenTrack organiza la facultad en dos piezas que a menudo se confunden: el periodo académico (¿en qué semestre estamos?) y el ciclo (¿en qué año de la carrera va el estudiante?). Luego vienen aulas, resoluciones, cursos y las personas que operan el sistema.
Ciclo
Ejemplo: I, II, III… X
Es el nivel de la carrera del estudiante. Pueden estar todos activos a la vez.
- No cambia cada semestre
- Se usa al programar cada clase
- Se crea una sola vez
Catálogos → Periodos académicos
Periodo académico
Piensa en el periodo como la tapa del cuaderno de firmas de este semestre. Todo lo que registres (horarios, asistencias, reportes) queda “dentro” del periodo activo.
Créalo con el nombre oficial
Usa el formato que ya conoce la facultad, por ejemplo 2026-I o 2026-II. Pulsa Agregar, escribe el nombre y guarda.
Actívalo (solo uno)
Al activar un periodo, el anterior pasa a inactivo automáticamente. Así el kiosko y el panel siempre saben “en qué semestre estamos”.
No lo borres si ya tiene datos
Si ya hay clases o asistencias ligadas, el sistema bloqueará el borrado. Déjalo inactivo: sirve de historial.
/admin/academic-periods
-
1
Botón Agregar
Abre el formulario para crear un periodo nuevo (solo el nombre).
-
2
Badge ACTIVO
Es el semestre vigente. Toda la operación (asignaciones, kiosko, reportes) mira este periodo.
-
3
Acción Activar
Aparece solo en periodos inactivos. Al confirmar, este pasa a activo y el anterior se apaga solo.
Catálogos → Ciclos
Ciclos
El ciclo responde: “¿de qué año de la carrera es esta clase?”. No es el semestre del calendario: es el peldaño académico (I = primer ciclo, X = décimo).
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
X
En la facultad suelen usarse los diez ciclos. Créalos una vez; luego solo eliges el ciclo al crear cada curso.
Registra I a X (o los que uses)
En Ciclos pulsa Agregar y escribe el nombre en romano: I, II, III… No hace falta un ciclo por semestre.
Déjalos activos
Varios ciclos pueden estar activos al mismo tiempo (a diferencia del periodo). Solo desactiva uno si ya no se dicta.
Se elige en el curso
Cada curso pertenece a un solo ciclo: lo eliges al crear el curso. Las asignaciones y los registros de clase lo toman de ahí, ya no lo piden.
/admin/catalogs/cycles
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1
Nombre del ciclo
Usa números romanos cortos. Evita “Ciclo 1” o “Primero”: la facultad ya habla en I, II, III…
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2
Varios ACTIVO a la vez
Es normal: en el mismo semestre hay clases de I, III y V. No compiten entre sí.
-
3
Editar / Eliminar
Si un ciclo ya está usado por algún curso, no podrás borrarlo. Edita el nombre solo si hay un error tipográfico.
Catálogos → Aulas
Aulas
El aula es el ambiente físico donde se dicta la clase. Se elige al programar horarios y al fichar en el kiosko. Créalas una vez; luego solo las seleccionas.
Nombre del ambiente
Usa el nombre que ya conoce la facultad, por ejemplo AULA 204 o LABORATORIO 1. El nombre es obligatorio.
Capacidad
Indica cuántos alumnos caben (número entero ≥ 1). Sirve de referencia al programar; no bloquea el fichaje.
Activa para usarla
Solo las aulas activas aparecen en asignaciones y en el kiosko. Si un aula se remodela, desactívala en vez de borrarla si ya tiene historial.
/admin/classrooms
-
1
Nombre
Debe ser único. El sistema lo guarda en mayúsculas para evitar duplicados por mayúsculas/minúsculas.
-
2
Capacidad
Aparece en la tabla junto al nombre. Edítala si el aforo del ambiente cambia.
-
3
No borrar si hay clases
Si ya se usó en horarios o asistencias, el borrado se bloquea. Desactívala.
Catálogos → Resoluciones
Resoluciones
La resolución es el documento oficial que respalda un plan de estudios o un cambio curricular. Al crear un curso puedes vincularlo a una resolución (opcional, pero recomendable).
Nombre descriptivo
Escribe qué resuelve el documento, por ejemplo RESOLUCIÓN DE PLAN CURRICULAR 2026. El nombre es obligatorio.
N° de resolución (opcional)
Si lo tienes, regístralo (ej. RCU-001-2026). Si aún no hay número, déjalo vacío: igual puedes usar la resolución.
Luego se elige en Cursos
En el formulario de curso, el campo Resolución lista las activas. Un mismo nombre de curso puede existir en distintas resoluciones.
/admin/catalogs/resolutions
-
1
Nombre
Identifica el documento para el personal administrativo. Puede repetirse si hace falta; el N° es el que no se duplica.
-
2
N° de resolución
Si está vacío aparece “—” en la tabla. Puedes completarlo después editando el registro.
-
3
No borrar si hay cursos
Si algún curso ya la usa, el borrado se bloquea. Desactívala en su lugar.
Catálogos → Cursos
Cursos y grupos
El curso es la asignatura (código + nombre). Los grupos (Único, A–E) son las secciones de ese curso en un periodo concreto. Ya no hay pantalla aparte: todo se configura aquí.
Elige el periodo primero
Arriba a la derecha está el selector de periodo. Por defecto el activo. Sin periodo no se muestra la tabla: no hay contexto para los grupos.
Crea el curso
Obligatorios: código, tipo, nombre, créditos, HT, HP, TH y estado. Opcionales: requisito, resolución y plan PDF.
Configura grupos del periodo
En la columna Grupos verás chips (U, A, B…). El botón de personas abre el modal para marcar o quitar secciones de ese semestre.
/admin/catalogs/courses
-
1
Periodo del listado
La columna Grupos siempre habla de ese periodo. Cambia el selector y verás otra configuración (sin borrar el curso).
-
2
Chips de grupo
Resumen visual. “Sin grupos” = el curso aún no es programable en Asignaciones para ese semestre.
-
3
Bloqueo al quitar
Si el grupo ya tiene docente asignado o registros de asistencia, no se puede desmarcar. Primero desvincula en Asignaciones.
Usuarios → Administradores
Administradores
Quien entra al panel con correo y contraseña. Gestiona catálogos, docentes, asignaciones y el kiosko. El primero ya viene al instalar; aquí das de alta a los demás.
Identidad completa
Obligatorios: tipo y número de documento, nombres, ambos apellidos, sexo y fecha de nacimiento. El formulario no autocompleta datos del navegador.
Correo para ingresar
El correo es obligatorio: es el usuario de login. La contraseña inicial es el número de documento; el sistema pedirá cambiarla en el primer ingreso.
Foto opcional
La foto de referencia es opcional en administradores. Si hace falta restablecer la clave, usa el ícono de llave en la tabla.
/admin/users/administrators
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1
Documento único
Tipo + número no se repiten en todo el sistema. Si ya existe como docente, el alta se rechaza.
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2
Correo de acceso
También es único. Sirve solo para entrar al panel; no se usa en el kiosko.
-
3
Restablecer clave
El ícono de llave vuelve a poner el documento como contraseña temporal y exige cambio al siguiente ingreso.
Usuarios → Docentes
Docentes
Quien dicta clases y ficha en el kiosko. Se dan de alta aquí; el vínculo a un curso y grupo concreto se hace después en Asignaciones.
Misma identidad base
Igual que admin: documento, nombres, ambos apellidos, sexo y fecha de nacimiento son obligatorios. Sin autocomplete del navegador.
Departamento y foto
El departamento académico es obligatorio. La foto de referencia también: es la que se compara con las capturas del kiosko. El correo es opcional (solo contacto).
No entran al panel
El docente no inicia sesión en el admin. Su “usuario” es el documento frente al kiosko biométrico, una vez asignado a un horario.
/admin/users/teachers
-
1
Alta antes de asignar
Sin docente activo no aparece en Asignaciones. Primero créalo aquí; luego átalo a curso + grupo + horario.
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2
Foto de referencia
JPG/PNG hasta 2 MB. Si ya tiene una al editar, no hace falta volver a subirla solo por cambiar otro dato.
-
3
Misma regla de roles
Si el documento o correo ya es de un administrador, el sistema bloquea el alta con el mensaje de “no es posible”.
Operación → Asignaciones
Tablero de horario
Ya no es una tabla de filas sueltas. Ves la semana del periodo (o la lista de cargas). Varios chips del mismo curso/grupo el mismo docente = la misma carga en distintos días; no es un duplicado.
Periodo primero
Arriba eliges el periodo (por defecto el activo). Sin periodo no hay tablero ni horarios nuevos.
Nuevo horario
Antes, en Carga docente, se le asignan los cursos al docente. Aquí eliges al docente, uno de sus cursos ya asignados, el aula, el día y las horas. Para sumar otro día al mismo curso usa «+ Bloque» en la vista Cargas.
Filtros del tablero
Busca por docente/curso, enfoca con el select de docente (con buscador), filtra por aula y, en «Más», curso/grupo/estado. Los días visibles (Lun–Vie por defecto) solo afectan la vista Semana.
Descargar PDF
Botón Descargar PDF (funciona igual en Semana o Cargas; los filtros del tablero no cambian el PDF). Eliges periodo, días (Lun–Vie por defecto) y aulas (todas por defecto). Sale una hoja por aula con código, curso, grupo, ciclo y docente (con su grado: Mg., Dr.…).
Reglas
Un docente no puede tener dos clases a la misma hora. Un aula no puede tener dos cursos a la misma hora, salvo que sean docentes del mismo curso y grupo dictando juntos. Para quitar o cambiar al docente de un curso, con todos sus horarios de una vez, usa Carga docente: su historial se conserva y desde la siguiente clase ya no aparece.
Operación → Registros
Registros de asistencia
Aquí ves lo que el kiosko (o la regularización admin) dejó fichado. Por defecto miras hoy en el periodo activo.
Filtros por defecto
Al abrir la pantalla: fechas desde/hasta = hoy y el periodo activo (siempre un periodo a la vez; no hay «Todos»). El botón de limpiar vuelve a esos valores.
Docente y curso con buscador
No hay caja de texto libre: eliges docente y/o curso con select + buscador (nombre, documento, código de curso…). Amplía el rango de fechas si necesitas ver días anteriores.
Alertas y regularización
Las casillas (sin observación, vencidas, modo manual, huella) se pueden combinar. «Registrar vencida» crea un fichaje admin cuando el docente ya no alcanzó la ventana del kiosko; la observación es obligatoria.
Operación → Kiosko
Kiosko
Pantalla pública en / (sin login), pensada para tablet o PC de mesa en modo kiosko del navegador. Ahí el docente ficha la clase del día.
Identificación por documento
Hoy el acceso es manual: el docente escribe su número de documento en casillas tipo OTP (una por dígito). El lector de huella todavía no está (Fase 6). Si el sistema está cerrado en /admin/system-configuration, el kiosko no deja fichar nada.
Selector de clase (siempre)
Con una o más clases asignadas hoy, el kiosko siempre muestra «¿Cuál clase vas a registrar?» — nunca salta al formulario aunque haya una sola. Cada clase lleva su estado: disponible, aún no disponible (la clase no terminó), vencida (pasó la ventana) o ya registrada hoy. Sin clases: «No tienes clases asignadas para hoy».
Formulario y evidencias
Curso, grupo, ciclo, periodo, fecha y horario vienen fijos de la asignación; solo se editan aula, número de alumnos y tema dictado. La ventana de registro (por defecto 120 minutos) se cuenta desde que termina la clase y se configura en system-configuration. El kiosko toma 3 fotos de evidencia (identificación, formulario, confirmación) que el docente no ve: solo el admin las revisa en el detalle del registro.
Operación → Reportes
Reportes
En /admin/reports ves un resumen agrupado por docente (no por registro individual), con exportes a Excel y PDF.
Resumen y tabla
Arriba, tarjetas de resumen: Docentes, Horas dictadas, Registros, Vencidas, Modo manual y Huella. Debajo, la tabla agrupada por docente, paginada.
Filtros
Buscador de docente por nombre o documento (Buscar / Limpiar), filtro por periodo académico, por docente y por rango de fechas. Combínalos antes de exportar.
Excel y PDF
Ambos exportes ya traen formato propio (cabecera de marca y totales). El alcance es deliberadamente mínimo: todavía no hay comparativo de horas programadas vs. horas realmente dictadas.